MoVe-IT, la piattaforma integrata web-based per gestire le attività di trasporti e logistica.
MoVe-IT ti supporta dalla fase di acquisizione dell’ordine fino alla fatturazione e archiviazione, integrando i processi di pianificazione, movimentazione della merce e manutenzione flotta. La soluzione, è composta dai seguenti moduli principali: – Acquisizione e gestione ordini – Gestione Punti Carico-Scarico – Pianificazione e movimentazione merce – Gestione Personale e Flotta Aziendale – Manutenzione Flotta (tecnica e amministrativa:bollo, tagliando, leasing, assicurazione, etc.) – Gestione Clienti – Prefatturazione e Fatturazione ordini – Strumenti di Business Intelligence – Tracking online e Gestione Eventi – Archivio storico ordini, movimenti – Stampa foglio di viaggio – Monitoraggio e tracking in tempo reale dei mezzi in movimento
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MODULO GPS CONTROL
Il modulo consente di tracciare in ogni momento la posizione dell’automezzo e di monitorare una serie di informazioni: posizione, velocità, km percorsi, ecc.
Su GOOGLE MAPS verranno riportati tutti gli spostamenti e le posizioni della flotta al fine di tenere sempre sotto controllo dove sono i vari automezzi e cosa stanno facendo. Una serie si strumenti di tipo statistico consentiranno di generare dei report dettagliati sui diversi parametri memorizzati in archivio. Il modulo è fornito della funzionalità SMS che consente tramite l’invio di un messaggio di conoscere la posizione del mezzo in un preciso momento e di inviare direttamente dal sistema SMS all’autista del mezzo.
Raccolta informazioni
I dispositivi a bordo dei veicoli della flotta raccolgono in continuazione lo stato dei parametri principali e più precisamente: posizione, velocità, direzione ed ulteriori informazioni che riguardano i dati GPS.
Tracciamento in tempo reale
Le informazioni vengono trasmesse in tempo reale (circa ogni 60 sec) alla centrale di raccolta se il veicolo è nel territorio nazionale. Tutti i veicoli, indipendentemente dal loro numero, sono tracciati in tempo reale e aggiornano la loro posizione in continuazione, sia nella rappresentazione cartografica che nei report.
Consultazione dei dati storici
Tutti i dati sono archiviati per sei mesi e quindi è possibile controllare e ricostruire l’ attività dei veicoli per l’ intero periodo temporale.
E’ possibile visualizzare su cartografia il percorso effettuato, evidenziare le soste, le velocità, lo stato di tutti gli altri parametri e ripercorrere passo passo il tracciato.
Calcolo chilometri progressivi ed ore di funzionamento del veicolo
Un aspetto fondamentale nella gestione di una flotta è il controllo dei chilometri percorsi e delle ore di funzionamento per fini di manutenzione, controllo dei costi, remunerazione del personale, addebito di sevizi in funzione dell’ uso dei veicoli. Il dispositivo calcola con buona precisione questi valori (l’ errore è di poche unità percentuali), li mantiene aggiornati e li trasmette ad ogni invio dati.
Attività del veicolo
E’ il report di dettaglio che per ogni trasmissione effettuata dal dispositivo riporta data ed ora, chilometri progressivi, velocità, località, soste e alert vari (velocità, consumi,…) ed altri parametri se richiesti.
Soste e movimento
Sintetizza l’ attività del mezzo in intervalli di sosta e di movimento, con indicazione di ore di inizio e fine, durata delle fasi di sosta e movimento, chilometri percorsi da una sosta all’altra, luoghi di sosta ed un riepilogo giornaliero con le ore di impegno, le ore di movimento e di sosta, i chilometri percorsi nel giorno e la velocità media.
Tutte le informazioni possono essere riferite ad un intervallo temporale impostato direttamente dall’utente, in modo da avere un quadro riassuntivo di facile consultazione in grado di evidenziare immediatamente anomalie.
GESTIONE AUTISTI
Attraverso tale modulo sarà possibile inserire modificare, o cancellare ed archiviare le informazioni circa le anagrafiche degli autisti ed il loro stato di impiego. Il Modulo di gestione degli autisti, consentirà di archiviare informazioni quali codice, nome, cognome, indirizzo postale e contatti telefonici degli autisti della ditta. Inoltre attraverso tale modulo sarà possibile gestire informazioni circa le ferie, malattie, le ore di impiego, lo stato di impiego (correntemente occupato/non occupato) ecc. dei diversi autisti. Tale modulo sarà funzionale alla determinazione del preventivo.
MODULO REPORT E STATISTICHE
L’intero sistema sarà, corredato da un modulo di Business Intelligence, che consentirà di accogliere ed analizzare i dati provenienti dal sistema. Saranno forniti gli opportuni strumenti di supporto alle decisioni che consentiranno al management aziendale, di poter accedere alle informazioni gestionali di interesse in ogni momento, sulla base di dati attuali. Attraverso opportuni cruscotti che consentiranno di monitorare i principali parametri collegati al processo di noleggio, sarà possibile monitorare costantemente l’andamento delle performance dell’attività di trasporto. Si realizzeranno dei report in base ai dati archiviati: Clienti, preventivi emessi nel periodo temporale, preventivi fatturati, importi, utilizzo mezzi, ecc.
GESTIONE AUTOPARCO VEICOLI
Per ciascun automezzo, il software consente di registrare: Pagamento tasse di possesso; Contratti assicurativi stipulati e versamento premi; Interventi di manutenzione ordinaria (tagliandi); Interventi di manutenzione straordinaria; Revisioni periodiche (collaudi); Utilizzo del veicolo e rifornimenti di carburante. Il software si propone come strumento di programmazione e di analisi delle attività di manutenzione e gestione del parco auto aziendale.
La scheda veicolo è completa, anche con foto e documenti allegati (carta di circolazione, ecc.), e oltre ai dati anagrafici tipici è possibile indicare la dislocazione fisica del mezzo, le scadenze amministrative, le manutenzioni, ecc.. Ad ogni mezzo è possibile associare una serie di attrezzature e dotazioni disponibili e quindi avere sottocontrollo sia il mezzo che le attrezzature ad esso afferenti.
La gestione è organizzata seguendo un flusso operativo che prevede la definizione delle manutenzioni applicabili al mezzo e le relative frequenze basate su chilometri percorsi, ore lavoro o periodicità.
Quando i dati collimano con una delle manutenzioni programmate un opportuno alert (e-mail) sarà inviato al personale competente. La programmazione della manutenzione implica automaticamente il fermo del mezzo per manutenzione in quel periodo in modo che si possa evincere la indisponibilità del mezzo per quella data. Una view a griglia con filtri e sinottici colorati permette di avere l’evidenza dei veicoli con imminenti fermi in modo da escluderli dal servizio.
Tutte le informazioni, comprese le descrizione degli interventi da effettuare, la registrazione degli interventi di manutenzione ordinaria programmata e straordinaria dovuta a guasti improvvisi, verranno archiviate ed utilizzate per analisi statistiche ed interrogazioni. Le scadenze amministrative prevedono una situazione di riepilogo per dislocazione in modo da ottenere l’elenco delle scadenze per periodo e gli importi per eseguire le richieste amministrative e pagare le scadenze.
Sinteticamente ecco le principali funzionalità previste dall’applicazione:
- Scheda Anagrafica: gestione delle anagrafiche veicoli (carta di circolazione, telepass, assicurazioni, bolli, ecc.)
- Griglia elenco per ricerche veloci
- Manutenzioni applicabili
- Documenti e foto allegati al mezzo (PDF, JPG)
- Gestione delle dotazioni di bordo e attrezzature
- Gestione delle scadenze manutenzioni e promemoria della manutenzione con diversi sistemi (per Km, data fissa, intervallo temporale)
- Registrazione delle manutenzioni programmate e registrazione delle manutenzioni straordinarie
- Registrazione delle scadenze amministrative
- Inoltro delle email in automatico al momento del raggiungimento dei chilometri previsti o del periodo previsto per la manutenzione.
In particolare la sezione Anagrafica permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare molte informazioni utili tra cui il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, la data di acquisto e l’importo pagato, il colore, i cavalli fiscali, ecc.
Il programma di gestione del parco auto provvederà in automatico ad elaborare tutte queste informazioni generando gli alert opportuni. L’applicativo è provvisto di un sistema di avviso preventivo delle scadenze, il cosiddetto PROMEMORIA, che stanno per sopraggiungere facilmente regolabile impostando il numero dei giorni di anticipo.